Protocolo de seguimiento de pacientes de toxina botulínica: comunicaciones, revisión y recurrencia
Cómo organizar las comunicaciones con los pacientes de toxina botulínica, desde que salen de la clínica hasta su siguiente cita, y cómo detectar a quien se está alejando.
Guía operativa orientativa: no es un protocolo médico
Ejemplo de configuración
- Seguimiento
- A los 3 días
- Mensaje de «¿cómo va?».
- Revisión
- A los 15 días
- Según el calendario de tu clínica.
- Nueva cita
- A los 120–180 días
- Intervalo que define tu clínica para cada paciente.
- En Konabia
- 150 días
- Valor por defecto, ajustable.
La toxina botulínica es uno de los tratamientos con más recurrencia en una clínica estética, y por eso también uno de los que más pacientes pierde sin que nadie lo note: pasan los meses, nadie les escribe y vuelven a hacérselo en otra clínica, o no vuelven.
Este protocolo organiza las comunicaciones en cuatro momentos: indicaciones al terminar la cita, "¿cómo va?" a los pocos días, revisión e invitación a una nueva cita cuando se cumple el intervalo que tu clínica tenga configurado.
La secuencia
De la cita a la siguiente visita
-
1
Al terminar la cita
Indicaciones por escrito
El paciente no recuerda en casa lo que se le explicó en consulta. Este mensaje hace llegar por escrito las indicaciones que redacta tu equipo sanitario.
Hola, {nombre} 😊 Gracias por venir hoy a {clínica}. Te dejamos por escrito las indicaciones de tu tratamiento: {indicaciones de tu clínica} Si tienes cualquier duda, escríbenos por aquí y te atiende nuestro equipo.WhatsApp
-
2
Ejemplo: a los 3 días
¿Cómo va?
Hace que el paciente se sienta acompañado y abre un canal para que cuente cualquier duda. Las respuestas que mencionen una molestia pasan al equipo sanitario.
Hola, {nombre}. ¿Qué tal estos días tras tu tratamiento? Si tienes cualquier duda o quieres comentarnos algo, escríbenos por aquí y te atiende nuestro equipo.WhatsApp
-
3
Antes de la revisión, si no está reservada · ejemplo: revisión a los 15 días
Recordatorio de la revisión
Lo ideal es dejar la revisión reservada al salir. Si no se hizo, este mensaje la recupera según el calendario que establezca tu clínica.
Hola, {nombre}. Se acerca el momento de tu revisión en {clínica}. ¿Te reservamos un hueco? {enlace}WhatsApp
-
4
Tras la revisión
Petición de reseña Opcional
Paso opcional. La reseña se gestiona por paciente y con un tope (por ejemplo, no más de una petición cada 45 días) para no abrumar; a quien ya dejó su reseña no hace falta volver a pedírsela.
Gracias por venir a tu revisión, {nombre} ✨ Si te apetece contar tu experiencia, nos ayudaría mucho una reseña en Google: {enlace}WhatsApp
-
5
Unas dos semanas antes del intervalo configurado · ejemplo: 120–180 días
Invitación a una nueva cita
A partir del intervalo que tu clínica configure para cada paciente, una comunicación para valorar una nueva cita, siempre que corresponda.
Hola, {nombre}. Han pasado unos meses desde tu última visita a {clínica}. Si quieres, te reservamos una cita para valorar tu tratamiento: {enlace}WhatsApp
-
6
Al cumplirse el intervalo, si no ha reservado
Recordatorio
Un único recordatorio amable. Si no responde, el paciente pasa a la lista de pacientes en riesgo.
Hola de nuevo, {nombre} 😊 Por si se te pasó: cuando quieras reservar tu próxima cita, aquí tienes el enlace: {enlace}WhatsApp
Si el paciente comunica una incidencia
La automatización no valora síntomas: deriva al equipo sanitario.
- Las indicaciones posteriores al tratamiento las redacta y las decide tu equipo sanitario; los mensajes solo las hacen llegar.
- Cualquier respuesta que mencione una molestia o una duda sobre el tratamiento pasa de inmediato a una persona del equipo sanitario.
- Ningún mensaje automático debe valorar síntomas ni retrasar esa atención.
Ejemplo de configuración
Bono de mantenimiento
| Bono | Sesiones | Cadencia | Aviso | Recordatorios |
|---|---|---|---|---|
| Mantenimiento de toxina | 3 | Cada 150 días | 2 semanas antes | Semanales |
Valores por defecto del bono de mantenimiento en Konabia, que cada clínica ajusta. Un bono ayuda a los pacientes habituales a no dejar pasar el momento de volver, pero no es imprescindible: la invitación a una nueva cita funciona también sin bono.
Cuándo actuar
Pacientes en riesgo e inactivos
En riesgo
Ejemplo: más de 6 meses sin volver
Inactivo
Ejemplo: más de 8 meses sin volver
Un paciente recurrente que supera con margen su intervalo habitual está decidiendo dónde volver, o si vuelve. Es el momento de un mensaje personal, no de una promoción. Cuando supera el segundo límite, trátalo como inactivo y aplícale el protocolo de recuperación de pacientes. Los dos límites los define cada clínica.
Qué medir
Revisiones realizadas
Qué porcentaje de pacientes acude a la revisión.
Pacientes que vuelven dentro de su intervalo
Qué porcentaje reserva una nueva cita antes de superar el intervalo configurado.
Días medios entre visitas
Si sube con el tiempo, los pacientes se están alejando.
Pacientes en riesgo
Cuántos pacientes han superado el límite que tu clínica haya definido.
Errores habituales
No reservar la revisión al salir
Es el momento más fácil para dejarla cerrada. Si no se hace, una parte de los pacientes no vuelve a la revisión.
El mismo seguimiento para todos los tratamientos
Cada tratamiento tiene su calendario. Un seguimiento genérico llega tarde a unos pacientes y demasiado pronto a otros.
Usar la invitación para llenar la agenda
La invitación sale cuando se cumple el intervalo que define tu equipo, no antes.
Esperar a que el paciente se acuerde
La mayoría no lleva la cuenta. Si nadie le escribe, vuelve donde le recuerden, o no vuelve.
Con Konabia
Konabia envía esta secuencia sola a cada paciente, con su nombre y sus fechas, y avisa a tu equipo cuando alguien responde con una duda o una molestia.
Es un modelo de automatización: en Konabia tu clínica lo activa y cambia los tiempos y los mensajes de cada tratamiento a su criterio.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre este protocolo
¿Quién decide los plazos de este protocolo? +
Tu clínica. Los plazos que aparecen (3 días, 15 días, 120–180 días) son ejemplos de configuración. La revisión y el intervalo para una nueva cita los establece el profesional sanitario para cada paciente.
¿Qué texto pongo en el mensaje de indicaciones? +
El que redacte tu equipo sanitario para este tratamiento. El protocolo solo se ocupa de que llegue por escrito, al terminar la cita y a todos los pacientes.
¿Qué pasa si el paciente responde con una molestia? +
La conversación debe pasar de inmediato a una persona del equipo sanitario. Ningún mensaje automático debe valorar síntomas. En Konabia, la IA detecta esas respuestas y avisa al equipo.
¿Cuándo enviar la invitación a una nueva cita? +
Unas dos semanas antes de que se cumpla el intervalo que tu clínica tenga configurado para ese paciente, para que tenga margen de encontrar hueco.
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