Protocolo de revisión e higiene dental: que cada paciente vuelva cuando le toca
Cómo organizar los avisos de revisión e higiene para que los pacientes en mantenimiento vuelvan a tiempo, sin depender de que recepción tenga un hueco para llamar.
Guía operativa orientativa: no es un protocolo médico
Ejemplo de configuración
- Revisión
- Cada 6 meses
- Ejemplo: la periodicidad la fija el odontólogo.
- Aviso
- 2 semanas antes
- Con un enlace para reservar.
- Recordatorios
- Semanales
- Si no reserva tras el aviso.
- En Konabia
- 2 higienes al año
- Plan por defecto, ajustable.
En una clínica dental, una parte importante de la agenda de cada mes depende de pacientes que ya conoces: los que vuelven a su revisión y a su higiene. Cuando el recall falla, no se nota de un día para otro: se nota a los meses, con más huecos en la agenda y más fichas de pacientes que hace tiempo que no vienen.
Este protocolo organiza el recall en cuatro momentos: dejar la próxima cita reservada al salir, un aviso con enlace cuando se acerca la fecha, un único recordatorio si no reserva y un mensaje distinto para quien ya se ha pasado de fecha. Si quieres el contexto completo, lo explicamos en recall en la clínica dental.
La secuencia
De una revisión a la siguiente
-
1
Al terminar la cita
Próxima revisión, reservada o programada
Lo más eficaz es que el paciente salga con la siguiente cita reservada. Si no es posible, queda programado el aviso para la fecha que indique el odontólogo.
Gracias por venir hoy a {clínica}, {nombre} 😊 Tu próxima revisión queda para el {fecha}. Unos días antes te lo recordamos por aquí.WhatsApp
-
2
Ejemplo: a los 2 días
¿Qué tal tu visita? Opcional
Paso opcional. Abre un canal para cualquier duda; si el paciente cuenta una molestia, la conversación pasa al equipo. Muchas clínicas lo aprovechan para pedir la reseña.
Hola, {nombre}. ¿Qué tal tras tu visita a {clínica}? Si tienes cualquier duda, escríbenos por aquí y te atiende nuestro equipo.WhatsApp
-
3
Ejemplo: 2 semanas antes de la fecha fijada
Aviso de revisión
Para quien no dejó la cita reservada. Corto, con el motivo de la cita y un enlace para elegir hora sin tener que llamar.
Hola, {nombre}. Ya toca tu revisión y limpieza en {clínica}. Puedes reservar aquí cuando te venga bien: {enlace}. Si prefieres que te llamemos, responde a este mensaje.WhatsApp
-
4
Ejemplo: una semana después, si no reserva
Recordatorio
Un recordatorio amable, y no más. Insistir más acaba en molestia; si no reserva, el paciente pasa a la lista de revisiones pendientes.
Hola, {nombre}. Te escribimos por si se te pasó: tu revisión sigue pendiente. Tienes huecos esta semana y la próxima: {enlace}WhatsApp
-
5
Ejemplo: 24-48 h antes de la cita
Recordatorio de la cita
Con botones para confirmar o cambiar la cita. Si el paciente no puede venir, el hueco se libera a tiempo para otro.
Hola, {nombre}. Te recordamos tu cita de revisión en {clínica} el {fecha} a las {hora}. ¿Nos confirmas que vienes?WhatsApp
-
6
Ejemplo: más de 2 meses pasada la fecha
Mensaje para pacientes fuera de plazo
Ya no es un recordatorio: el paciente lleva tiempo sin venir. Un mensaje personal, sin presión, y con una salida fácil.
Hola, {nombre}. Hace tiempo que no te vemos por {clínica} y queríamos saber qué tal estás. Si quieres retomar tus revisiones, aquí tienes el enlace: {enlace}WhatsApp
Si el paciente comunica una incidencia
La automatización no valora síntomas: deriva al equipo sanitario.
- Las indicaciones posteriores al tratamiento las redacta y las decide tu equipo sanitario; los mensajes solo las hacen llegar.
- Cualquier respuesta que mencione una molestia o una duda sobre el tratamiento pasa de inmediato a una persona del equipo sanitario.
- Ningún mensaje automático debe valorar síntomas ni retrasar esa atención.
Ejemplo de configuración
Planes de mantenimiento: valores por defecto en Konabia
| Plan | Citas | Cadencia | Aviso | Recordatorios | Caducidad |
|---|---|---|---|---|---|
| Higienes anuales | 2 | Cada 180 días | 2 semanas antes | Semanales | 14 meses |
| Mantenimiento periodontal | 4 | Cada 90 días | 2 semanas antes | Semanales | 13 meses |
Son los valores con los que vienen configurados estos planes en Konabia, como punto de partida. La periodicidad de cada paciente la fija el odontólogo. Un plan ayuda a que el paciente no deje pasar su revisión, pero no es imprescindible: el aviso de revisión funciona también sin plan.
Cuándo actuar
Pacientes en riesgo e inactivos
En riesgo
Ejemplo: más de 2 meses pasada su fecha de revisión
Inactivo
Ejemplo: más de 12 meses sin venir
Separa a los pacientes pendientes de revisión de los que están fuera de plazo: necesitan mensajes distintos. A los inactivos, aplícales el protocolo de recuperación de pacientes. Los dos límites los define cada clínica.
Qué medir
Pacientes que vuelven a tiempo
Qué porcentaje reserva su revisión antes de pasarse de fecha.
Revisiones reservadas al salir
Cuántos pacientes se van con la siguiente cita ya puesta.
Revisiones pendientes
Cuántos pacientes tienen la fecha pasada y aún no han reservado.
Pacientes fuera de plazo
Cuántos han superado el límite que tu clínica haya definido.
Errores habituales
Depender de una lista de llamadas
En cuanto la agenda se llena, es lo primero que se deja de hacer.
No reservar la siguiente revisión al salir
Es el momento más fácil para dejarla cerrada.
El mismo mensaje para todos
Un paciente pendiente de revisión y uno que lleva un año sin venir necesitan mensajes distintos.
Insistir demasiado
Un aviso y un recordatorio. Más que eso acaba en molestia y en bajas.
Con Konabia
Konabia envía el aviso de revisión a cada paciente cuando le toca, le recuerda la cita con botones para confirmar y te enseña quién está pendiente y quién se ha pasado de fecha.
Es un modelo de automatización: en Konabia tu clínica lo activa y cambia los tiempos y los mensajes de cada tratamiento a su criterio.
Preguntas sobre este protocolo
El odontólogo. Los plazos que aparecen (cada 6 meses, cada 90 días) son ejemplos de configuración y se ajustan en cada paciente cuando el profesional lo indica.
La conversación debe pasar de inmediato a una persona del equipo. Ningún mensaje automático debe valorar síntomas. En Konabia, la IA detecta esas respuestas y avisa al equipo.
No. Puedes seguir usándolo para la historia clínica y la facturación. En la migración gratuita traemos tus pacientes a Konabia, y los avisos, recordatorios y reservas funcionan con las citas de la agenda de Konabia.
WhatsApp es donde la mayoría de pacientes los lee y les permite reservar sin llamar. El SMS sirve como alternativa, y la llamada queda para los casos que lo necesitan.
Otros problemas que resuelve Konabia
Empieza por el problema que más te cuesta.
Contrata solo los módulos que necesites. Sin permanencia y con migración gratuita desde tu programa actual.