Protocolo de seguimiento de ortodoncia invisible: revisiones a tiempo de principio a fin
En un tratamiento de ortodoncia que dura meses, cada revisión que se retrasa alarga el tratamiento. Cómo organizar los avisos para que el paciente llegue a tiempo a todas.
Guía operativa orientativa: no es un protocolo médico
Ejemplo de configuración
- Revisiones
- 12
- Valor por defecto en Konabia, ajustable.
- Cadencia
- Cada 35 días
- La que fije el ortodoncista.
- Aviso
- 1 semana antes
- Con el progreso: revisión 5 de 12.
- Al terminar
- Retención
- Controles que no se pueden olvidar.
La ortodoncia invisible es un tratamiento largo y con muchas citas. El paciente pasa meses viniendo a revisión, y cada revisión que se retrasa alarga el tratamiento y la sensación de que no avanza. Además, al llevar los alineadores en casa, es fácil que el paciente se despegue de la clínica entre una cita y otra.
Este protocolo organiza las comunicaciones en cinco momentos: indicaciones al empezar, un "¿qué tal?" los primeros días, avisos de revisión que muestran el progreso, un mensaje de ánimo a mitad del tratamiento y la retención, que es donde más pacientes se pierden.
La secuencia
Del primer alineador a la retención
-
1
Al empezar el tratamiento
Indicaciones por escrito
El paciente no recuerda en casa todo lo que se le explicó en consulta. Este mensaje le hace llegar por escrito las indicaciones que redacta tu equipo.
Hola, {nombre} 😊 ¡Empezamos tu tratamiento! Te dejamos por escrito las indicaciones que te dimos en {clínica}: {indicaciones de tu clínica} Si tienes cualquier duda, escríbenos por aquí.WhatsApp
-
2
Ejemplo: a los 3 días
¿Qué tal los primeros días?
Los primeros días son los de más dudas. Si el paciente cuenta una molestia o un problema con los alineadores, la conversación pasa al equipo.
Hola, {nombre}. ¿Qué tal estos primeros días con tus alineadores? Si tienes cualquier duda, escríbenos por aquí y te atiende nuestro equipo.WhatsApp
-
3
Antes de cada revisión · ejemplo: 1 semana antes
Aviso de revisión
Para quien no dejó la siguiente revisión reservada. Mostrar el progreso («revisión 5 de 12») ayuda a sentir que el tratamiento avanza.
Hola, {nombre}. Ya toca tu revisión {número} de {total} en {clínica}. ¿Te reservamos cita? {enlace}WhatsApp
-
4
Ejemplo: cada 5 días si no reserva
Recordatorios
Un par de recordatorios. Si no reserva, el paciente pasa a la lista de revisiones con retraso para que alguien del equipo le llame.
Hola, {nombre}. Tu revisión de ortodoncia sigue pendiente. Cuando quieras, elige día aquí: {enlace}WhatsApp
-
5
A mitad del tratamiento
Mensaje de ánimo
En un tratamiento de meses, reconocer lo avanzado ayuda a mantener la constancia. El texto lo adapta tu equipo.
Hola, {nombre}. Ya has hecho la mitad de tu tratamiento 💪 Gracias por la constancia. Si tienes cualquier duda sobre cómo va, escríbenos por aquí.WhatsApp
-
6
Tras la última revisión
Fin del tratamiento y petición de reseña Opcional
Es el momento en que el paciente está más contento con el resultado. La reseña es opcional y se pide una sola vez.
¡Has terminado tu tratamiento, {nombre}! 🎉 Gracias por confiar en {clínica}. Si te apetece contar tu experiencia, nos ayudaría mucho una reseña en Google: {enlace}WhatsApp
-
7
Al cumplirse cada control que fije el ortodoncista
Controles de retención
Tras meses de tratamiento, es fácil que el paciente dé todo por terminado. El aviso de cada control de retención evita que se olvide.
Hola, {nombre}. Ya toca tu control de retención en {clínica}. ¿Te reservamos cita? {enlace}WhatsApp
Si el paciente comunica una incidencia
La automatización no valora síntomas: deriva al equipo sanitario.
- Las indicaciones posteriores al tratamiento las redacta y las decide tu equipo sanitario; los mensajes solo las hacen llegar.
- Cualquier respuesta que mencione una molestia o una duda sobre el tratamiento pasa de inmediato a una persona del equipo sanitario.
- Ningún mensaje automático debe valorar síntomas ni retrasar esa atención.
Ejemplo de configuración
Revisiones de ortodoncia: valores por defecto en Konabia
| Plan | Revisiones | Cadencia | Aviso | Recordatorios | Caducidad |
|---|---|---|---|---|---|
| Ortodoncia invisible | 12 | Cada 35 días | 1 semana antes | Cada 5 días | 15 meses |
| Ortodoncia infantil | 10 | Cada 40 días | 1 semana antes | Cada 5 días | 15 meses |
Son los valores con los que vienen configurados estos seguimientos en Konabia, como punto de partida. El número de revisiones y la cadencia de cada paciente los fija el ortodoncista. La misma estructura sirve para la ortodoncia con brackets.
Cuándo actuar
Pacientes en riesgo e inactivos
En riesgo
Ejemplo: más de 2 semanas pasada la fecha de su revisión
Inactivo
Ejemplo: más de 2 meses sin revisión con el tratamiento en curso
Un paciente de ortodoncia que deja de venir con el tratamiento a medias no es un paciente para una campaña: necesita una llamada de alguien del equipo. Revisa cada semana la lista de revisiones con retraso y no esperes a que se acumulen.
Qué medir
Revisiones a tiempo
Qué porcentaje de revisiones se hace dentro de la fecha prevista.
Días de retraso medio
Si sube, los pacientes se están despegando del tratamiento.
Tratamientos completados
Qué porcentaje de pacientes llega a la última revisión.
Controles de retención realizados
Cuántos pacientes vuelven a sus controles tras terminar.
Errores habituales
No saber quién va con retraso
Sin una lista de revisiones pendientes, los retrasos solo se ven cuando ya son meses.
Mandar una campaña a quien ha dejado el tratamiento
Un paciente con el tratamiento a medias necesita que alguien le llame, no un mensaje genérico.
Olvidar la retención
Al terminar, el paciente da todo por hecho. Sin aviso, los controles se pierden.
Dejar sin respuesta los problemas con los alineadores
Si un paciente escribe que ha perdido o roto un alineador, la conversación tiene que llegar al equipo ese mismo día.
Con Konabia
Konabia avisa de cada revisión mostrando el progreso del tratamiento, te enseña qué pacientes van con retraso y avisa a tu equipo cuando alguien escribe con una duda o un problema.
Es un modelo de automatización: en Konabia tu clínica lo activa y cambia los tiempos y los mensajes de cada tratamiento a su criterio.
Preguntas sobre este protocolo
El ortodoncista. Los valores que aparecen son los que trae Konabia por defecto, como ejemplo de configuración, y se ajustan en cada paciente.
Que la conversación pase de inmediato a una persona del equipo, que es quien decide cómo seguir. Ningún mensaje automático debe dar indicaciones sobre el tratamiento. En Konabia, la IA detecta esas respuestas y avisa al equipo.
Al terminar el tratamiento, que es cuando el paciente ve el resultado. Una sola vez, y sin volver a pedirla a quien ya la dejó.
Sí. La estructura es la misma: cambian el número de revisiones y la cadencia que fije el ortodoncista. En la ortodoncia infantil, los mensajes van a la persona responsable del menor.
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