Protocolo de seguimiento de fototerapia: muchas sesiones, muy seguidas
Cómo organizar las comunicaciones de un ciclo de fototerapia, con sesiones tan seguidas que faltar a una descuadra todo el plan.
Guía operativa orientativa: no es un protocolo médico
Ejemplo de configuración
- Ciclo
- 12 sesiones
- Valor por defecto en Konabia, ajustable.
- Cadencia
- Cada 5 días
- La que pauta el dermatólogo.
- Aviso
- 2 días antes
- Con recordatorios cada 2 días.
- Lo ideal
- Todo reservado
- El ciclo completo desde el primer día.
La fototerapia se hace en ciclos de muchas sesiones muy seguidas. Es un plan exigente para el paciente: tiene que venir a menudo, durante semanas, y una sesión perdida descuadra el resto del ciclo.
Este protocolo organiza las comunicaciones en cuatro piezas: dejar el ciclo completo reservado desde el principio, avisos de cada sesión con el progreso, un canal para cualquier incidencia y la cita de valoración al terminar.
La secuencia
De la primera sesión al final del ciclo
-
1
Al empezar el ciclo
Calendario de sesiones
Con sesiones tan seguidas, lo más eficaz es dejar el ciclo reservado desde el primer día y enviárselo al paciente para que se organice.
Hola, {nombre}. Te dejamos tus próximas sesiones en {clínica}: {fechas de las sesiones} Si alguna no te viene bien, escríbenos por aquí y la cambiamos.WhatsApp
-
2
Al terminar la primera sesión
Indicaciones por escrito
Hace llegar por escrito las indicaciones que redacta el equipo para este tratamiento.
Hola, {nombre}. Te dejamos por escrito las indicaciones de tu tratamiento: {indicaciones de tu clínica} Cualquier duda, escríbenos por aquí.WhatsApp
-
3
Antes de cada sesión · ejemplo: 2 días antes
Aviso de la sesión
Con el progreso del ciclo («sesión 6 de 12») y botones para confirmar o pedir un cambio.
Hola, {nombre}. Te recordamos tu sesión {número} de {total} el {fecha} a las {hora} en {clínica}. ¿Nos confirmas que vienes?WhatsApp
-
4
Si no confirma · ejemplo: cada 2 días
Recordatorio
Si una sesión se queda sin confirmar o sin reservar, un recordatorio. Si sigue sin respuesta, alguien del equipo le llama.
Hola, {nombre}. Tu siguiente sesión sigue pendiente. Puedes elegir día aquí: {enlace}, o responder a este mensaje y te llamamos.WhatsApp
-
5
A mitad del ciclo
Mensaje de ánimo
Un ciclo largo cansa. Reconocer lo avanzado ayuda a terminarlo. El texto lo adapta tu equipo.
Hola, {nombre}. Ya llevas la mitad del ciclo 💪 Gracias por la constancia. Si quieres comentarnos algo, escríbenos por aquí.WhatsApp
-
6
Tras la última sesión
Cita de valoración
Una cita para valorar el resultado del ciclo con el dermatólogo y decidir los siguientes pasos.
Has completado el ciclo, {nombre}. Te esperamos en tu cita de valoración en {clínica}: {enlace}WhatsApp
Si el paciente comunica una incidencia
La automatización no valora síntomas: deriva al equipo sanitario.
- Las indicaciones posteriores al tratamiento las redacta y las decide tu equipo sanitario; los mensajes solo las hacen llegar.
- Cualquier respuesta que mencione una molestia o una duda sobre el tratamiento pasa de inmediato a una persona del equipo sanitario.
- Ningún mensaje automático debe valorar síntomas ni retrasar esa atención.
Ejemplo de configuración
Bono de fototerapia
| Bono | Sesiones | Cadencia | Aviso | Recordatorios | Caducidad |
|---|---|---|---|---|---|
| Fototerapia UVB | 12 | Cada 5 días | 2 días antes | Cada 2 días | 10 meses |
Valores por defecto del bono de fototerapia en Konabia. El número de sesiones y el ritmo de cada paciente los pauta su dermatólogo.
Cuándo actuar
Pacientes en riesgo e inactivos
En riesgo
Ejemplo: una sesión sin confirmar a 24 h
Inactivo
Ejemplo: dos sesiones seguidas sin venir
En un ciclo tan seguido, una sesión perdida necesita una llamada del equipo ese mismo día, no una campaña. Revisa a diario las sesiones sin confirmar.
Qué medir
Sesiones a las que se falta
Qué porcentaje de sesiones se pierden sin aviso.
Ciclos completados
Qué porcentaje de pacientes termina el ciclo.
Sesiones confirmadas con antelación
Cuántas quedan confirmadas antes del día anterior.
Valoraciones realizadas
Cuántos pacientes acuden a la cita al terminar.
Errores habituales
Reservar las sesiones de una en una
Con sesiones tan seguidas, es la forma más fácil de perder huecos.
Tratar una falta como cualquier otra
Aquí, una sesión perdida necesita una llamada, no un mensaje automático.
No dar un canal para las incidencias
Si el paciente no sabe a quién contarle algo, a menudo simplemente no viene.
Terminar sin cita de valoración
Sin un cierre claro, no hay decisión sobre los siguientes pasos.
Con Konabia
Konabia envía el calendario del ciclo, recuerda cada sesión con botones para confirmar, te enseña las que están sin confirmar y avisa al equipo cuando alguien responde con una incidencia.
Es un modelo de automatización: en Konabia tu clínica lo activa y cambia los tiempos y los mensajes de cada tratamiento a su criterio.
Preguntas sobre este protocolo
El dermatólogo. Los valores que aparecen son los que trae Konabia por defecto, como ejemplo de configuración.
El que redacte tu equipo para este tratamiento. El protocolo solo se ocupa de que llegue por escrito y a todos los pacientes.
La conversación debe pasar de inmediato a una persona del equipo. Ningún mensaje automático debe valorar síntomas. En Konabia, la IA detecta esas respuestas y avisa al equipo.
Que alguien del equipo le llame ese mismo día para recolocarla. En un ciclo tan seguido, cuanto antes se recupere, mejor.
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