Protocolo de seguimiento de sesiones de depilación láser: cómo conseguir que el paciente termine el bono
En un tratamiento por sesiones, todo se juega entre una sesión y la siguiente. Este protocolo organiza los avisos para que el bono no se quede a medias.
Guía operativa orientativa: no es un protocolo médico
Ejemplo de configuración
- Antes de la sesión
- 2 días antes
- Recordatorio con las indicaciones de tu clínica.
- Siguiente sesión
- Aviso 1 semana antes
- Según la cadencia de cada bono.
- Si no reserva
- Recordatorio cada 5 días
- Hasta el máximo que definas.
- Bonos parados
- Revisión semanal
- Los más fáciles de reactivar.
La depilación láser es el tratamiento por sesiones por excelencia, y su gran problema operativo es conocido: el bono a medias. El paciente empieza con ganas, viene a dos o tres sesiones y, entre una y otra, va perdiendo el ritmo. Si abandona, no renueva.
Este protocolo organiza tres comunicaciones: el recordatorio antes de cada sesión (con las indicaciones de preparación que dé tu clínica, para que no se pierdan citas), el aviso de la siguiente sesión con la cadencia de cada bono y el control de los bonos parados.
La secuencia
Una sesión, de principio a fin
-
1
Ejemplo: 2 días antes de cada sesión
Recordatorio con la preparación
Reduce las sesiones que se aplazan porque el paciente no venía preparado. Las indicaciones de preparación las redacta tu equipo.
Hola, {nombre}. Te recordamos tu sesión de láser del {día} a las {hora} en {clínica}. Para prepararla: {indicaciones de preparación de tu clínica} Si no puedes venir, avísanos por aquí.WhatsApp
-
2
Al terminar la sesión
Indicaciones por escrito
Hace llegar por escrito las indicaciones posteriores que redacta tu equipo.
Hola, {nombre}. Te dejamos las indicaciones para después de tu sesión de hoy: {indicaciones de tu clínica} Cualquier duda, escríbenos por aquí.WhatsApp
-
3
Ejemplo: a los 2 días
¿Qué tal tras la sesión?
Abre un canal para dudas. Las respuestas que mencionen una molestia pasan al equipo sanitario.
Hola, {nombre}. ¿Qué tal tras tu sesión de láser? Si tienes cualquier duda o quieres comentarnos algo, escríbenos por aquí y te atiende nuestro equipo.WhatsApp
-
4
Antes de que toque la siguiente, según la cadencia del bono · ejemplo: 1 semana antes
Aviso de la siguiente sesión
La clave del protocolo. Con la cadencia que tu clínica haya configurado en el bono y mostrando el progreso.
Hola, {nombre} 😊 Ya toca tu sesión {número} de {total} de láser en {zona}. ¿Te reservamos cita? {enlace}WhatsApp
-
5
Ejemplo: cada 5 días si no reserva
Recordatorios
Unos pocos recordatorios, sin agobiar. Si sigue sin reservar, el bono pasa a la lista de bonos parados.
Hola, {nombre}. Te quedan {restantes} sesiones de tu bono de láser. Cuando quieras, elige día aquí: {enlace}WhatsApp
-
6
Tras la última sesión
Cierre del bono
Cerrar bien el bono y dejar abierta la puerta a futuras sesiones, si tu equipo las considera oportunas.
¡Enhorabuena, {nombre}! Has completado tu bono de láser en {zona} 🎉 Gracias por confiar en {clínica}. Para cualquier cosa que necesites, aquí estamos.WhatsApp
-
7
Tras la última sesión
Petición de reseña Opcional
Paso opcional. La reseña se gestiona por paciente y con un tope (por ejemplo, no más de una petición cada 45 días) para no abrumar; a quien ya dejó su reseña no hace falta volver a pedírsela.
Si quieres contar tu experiencia, {nombre}, nos ayudaría mucho una reseña en Google: {enlace}WhatsApp
Si el paciente comunica una incidencia
La automatización no valora síntomas: deriva al equipo sanitario.
- Las indicaciones posteriores al tratamiento las redacta y las decide tu equipo sanitario; los mensajes solo las hacen llegar.
- Cualquier respuesta que mencione una molestia o una duda sobre el tratamiento pasa de inmediato a una persona del equipo sanitario.
- Ningún mensaje automático debe valorar síntomas ni retrasar esa atención.
Ejemplo de configuración
Bonos de láser: valores por defecto en Konabia
| Bono | Sesiones | Cadencia | Aviso |
|---|---|---|---|
| Facial (labio y mentón) | 6 | Cada 28 días | 5 días antes |
| Axilas | 6 | Cada 35 días | 1 semana antes |
| Ingles completas | 6 | Cada 42 días | 1 semana antes |
| Brazos completos | 6 | Cada 42 días | 1 semana antes |
| Medias piernas | 6 | Cada 45 días | 1 semana antes |
| Piernas completas | 8 | Cada 45 días | 1 semana antes |
| Espalda completa | 6 | Cada 45 días | 1 semana antes |
| Cuerpo completo | 8 | Cada 45 días | 1 semana antes |
Son los valores con los que vienen configurados los bonos de láser en Konabia, como punto de partida. El número de sesiones y la cadencia de cada bono los define tu clínica.
Cuándo actuar
Pacientes en riesgo e inactivos
En riesgo
Ejemplo: 1,5 veces la cadencia de su bono sin reservar
Inactivo
Ejemplo: el doble de la cadencia, o 3 meses con el bono parado
En un tratamiento por sesiones, "inactivo" no significa que el paciente no vaya a volver nunca, sino que el bono se ha parado. Con una cadencia de 35 días, por ejemplo, estaría en riesgo hacia los 50 días sin sesión y el bono parado hacia los 70. Revisa la lista de bonos parados cada semana: son los más fáciles de reactivar, porque el paciente ya los ha pagado.
Qué medir
Bonos completados
Qué porcentaje de bonos llega a la última sesión.
Sesión de abandono
En qué sesión dejan de venir la mayoría. Si es siempre la misma, ahí hay que reforzar el aviso.
Retraso medio
Cuántos días de media se retrasa la siguiente sesión respecto a la cadencia del bono.
Sesiones aplazadas
Citas que hubo que mover porque el paciente no venía preparado.
Errores habituales
No reservar la siguiente sesión al salir
Es la acción más eficaz para que el bono avance. Lo que no se reserva en la clínica, se retrasa.
La misma cadencia para todos los bonos
Cada bono tiene la suya. Avisar con la cadencia configurada evita llegar pronto o tarde.
Avisar el mismo día
Para cuando el paciente lee el mensaje, el hueco ya no le encaja. Una semana de margen permite organizarse.
No recordar la preparación
Una sesión aplazada rompe el ritmo del bono y, a veces, el paciente no vuelve a reservar.
Con Konabia
Konabia avisa a cada paciente cuando toca su siguiente sesión según su bono, le recuerda si no reserva y te enseña qué bonos están parados.
Es un modelo de automatización: en Konabia tu clínica lo activa y cambia los tiempos y los mensajes de cada tratamiento a su criterio.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre este protocolo
¿Quién decide las sesiones y la cadencia? +
Tu clínica. La tabla muestra los valores por defecto de Konabia como ejemplo de configuración; cada bono se ajusta a lo que defina tu equipo.
¿Qué pongo en el mensaje de preparación? +
Las indicaciones que dé tu clínica antes de cada sesión. El protocolo se ocupa de que lleguen a tiempo a todos los pacientes.
¿Qué hago con un paciente que ha dejado el bono a medias? +
Escríbele recordándole cuántas sesiones le quedan: ya las ha pagado y suele ser el mensaje más fácil de responder. Si no responde a un par de mensajes, márcalo para una llamada.
¿Puede el paciente ver cuántas sesiones le quedan? +
En Konabia, sí: el bono puede estar en su Apple Wallet o Google Wallet, con las sesiones restantes y el aviso de la siguiente en la pantalla de bloqueo.
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